Control de inventario en tu PYME

Logra una mayor rentabilidad organizando las operaciones de stock, movimientos y producción en tu empresa

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FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DE INVENTARIO

Aprende lo básico para controlar tu inventario

Date una idea rápida de los aspectos principales de un control de inventario eficaz que te ayudará a mejorar tu rentabilidad

Control de unidades en almacenes y bodegas

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Niveles de stock y puntos de reorden

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Órdenes de producción y productos terminados

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Valoración de inventario y costeo de productos

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Controla tu inventario con un sistema fácil e integrado

Te acompañamos a encontrar la mejor forma de organizar las finanzas de tu empresa.

Control de unidades en almacenes y bodegas

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Las empresas por lo general disponen de diferentes espacios físicos en los que almacenan mercancías y productos que componen su inventario. Estos espacios pueden ser sucursales separadas, bodegas diferentes en una misma zona, o incluso almacenes diferentes en un mismo edificio (ej. almacén de materia prima, almacén de producto en proceso, almacén de mantenimiento).

Los sistemas de control de inventario deben facilitar la trazabilidad de las cantidades actuales en cada espacio, al nivel de detalle que sean necesario dada la complejidad operativa de la empresa.

¿Por qué es importante controlar el stock de productos?

  • Para facilitar los procesos de venta, despacho y entrega a clientes.
  • Porque permite entender dónde se tienen las unidades en un momento puntual.
  • Para rastrear pérdida o daño de materiales.
  • Para facilitar los procesos de fabricación, producción y ensamble.

Movimientos entre almacenes y bodegas

En Abakus puedes crear locales (bodegas / almacenes) que se adapten a la forma en que trabaja tu empresa y luego transferir unidades de inventario entre estos locales. Las transferencias son movimientos de productos a diferentes espacios de la misma empresa, y pueden reflejar operaciones o procesos que se realizan con mercancías, productos o equipos, como por ejemplo:

  • entrega de materia prima de la bodega principal a la sección de fabricación o ensamble
  • entrega temporal de muestras a clientes, proveedores o empleados
  • entrega o devolución de productos, equipos o activos fijos a empleados que realizan servicios y mantenimiento.
  • mercancía entregada en consignación
  • mercancía despachada de una bodega central a tiendas o puntos de venta.

Bodega y almacenes

Es una buena práctica de negocio documentar estas transferencias, especificando las personas responsables y que confirmen su aceptación, para establecer trazabilidad y poder asegurar que los conteos físicos de inventario tengan en cuenta estos movimientos. En Abakus los usuarios pueden solicitar transferencias, y luego emitir un documento comprobante una vez esta haya sido entregada a su destino.

Conteo físico de stock real en cada bodega

Hacer un conteo físico en cada almacén o bodega, con cierta regularidad - mensual, semestral, anual - es un tiempo bien invertido desde cualquier punto de vista. Siempre va a existir al menos una mínima discrepancia entre a) los movimientos de mercancías y materiales en el mundo real y b) los movimientos registrados en nuestro sistema contable y de inventario. Estas discrepancias se pueden deber a errores en registros de entradas y salidas, daños en mercancía, desperdicios del proceso de producción, pérdidas, o en el peor de los casos, a hurto; por esta razón es importante contrastar lo que vemos en nuestro sistema de control de inventario con lo que en realidad tenemos.

Lo importante es que este proceso no sea un dolor de cabeza y que tampoco represente una inversión exagerada de tiempo por parte de tu equipo de trabajo. También es importante entender que “lo perfecto es enemigo de lo bueno” y que debemos definir cierto margen de error en el conteo; en otras palabras, establecer cuál nivel de discrepancia es aceptable, y cuál exige investigar las causas de dichas discrepancias.

Por ejemplo, si una de nuestras mercancías es un tornillo tipo A con un costo unitario de $0.3, y la diferencia entre el conteo (1,630 und.) y el sistema (1,650 und.) es de 20 tornillos, la discrepancia es tan pequeña que puede deberse a pérdida inadvertida o incluso a unidades defectuosas no reportadas. Si la diferencia fuera del orden de 100 o 150 unidades, el desperdicio ya no parece ser una explicación válida.

El conteo físico de stock tiene una serie de pasos claros que se deben seguir para evitar inconsistencias y errores. Esta es una lista básica del proceso para microempresas y PYMES:

  1. Definir fecha(s) de cese de actividades, o al menos una fecha con movimiento mínimo para realizar el conteo.
  2. Definir quiénes son responsables de hacer conteo en cada espacio o bodega.
  3. Exportar plantilla Excel de conciliación de inventario para cada almacén/local con los números actuales de cada producto, y repartir copias a cada uno de los responsables.
  4. Los responsables hacen el conteo y registran las cantidades reales en su plantilla.
  5. Se unifican los conteos y se utiliza la plantilla de importación para hacer una actualización masiva en el sistema.
  6. En el caso en que se hayan registrado movimientos en paralelo al conteo se deben realizar ajustes.

Conteo fisico en cada bodega

Los ajustes al inventario en el sistema, que resultan de este conteo físico, tienen un impacto contable pues el costo de las unidades se asume como un costo de ventas en el periodo (mes) en el que se hace este ajuste. Por lo general se hace antes de finalizar el año fiscal, pero cada empresa debe validar con su asesoría contable la forma ideal de registrarlo contablemente.

En Abakus actualizar tu inventario con el conteo físico es tan sencillo como ingresar valores en un Excel® y luego cargarlo a tu cuenta en un clic. ¿Algún error? No hay problema, puedes hacer los cambios que necesites en el ajuste de inventario que se crea automáticamente.

Niveles de stock y puntos de reorden

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Para microempresas y PYMES con un capital limitado es muy importante ser eficiente con los recursos que se dedican a tener stock disponible para atender las necesidades de sus clientes. Un nivel de stock adecuado puede hacer la diferencia entre crecer, fidelizando a tus clientes y perder mercado por no estar abastecido.

Para lograr un equilibrio entre uso efectivo de capital en inventario y tener unidades siempre disponibles sin tener exceso de inventario, es importante poder verificar los movimientos de los productos en el tiempo (rotación) y tener en cuenta los tiempos de entrega de los proveedores.

¿Por qué es importante controlar los niveles de stock?

  • Porque se asegura tener stock disponible cuando lo necesitan nuestros clientes.
  • Para invertir sólo lo estrictamente necesario en inventario.
  • Para liberar capital de trabajo y usarlo con mayor eficiencia.
  • Para que nuestra producción y fabricación no se detenga por falta de materiales.

Promedio de ventas y rotación del inventario

Gestionar las cantidades ideales de stock depende de un conocimiento claro del tipo de sector y el tipo de producto que se produce y se vende. Por ejemplo una tienda que vende mercancías perecederas al por menor, debe abastecerse con mayor frecuencia y poner atención a fechas de vencimiento y de obsolescencia de los productos; es decir son productos de alta rotación. Por el contrario, una empresa fabricante industrial puede tener materia prima y materiales** no perecederos, y de baja rotación, que pueden durar en inventario meses o años. Esto último puede ser un problema si se adquiere más stock que el necesario, con lo cual el capital de trabajo se utiliza ineficientemente.

Para entender la rotación de nuestros productos en días inventario, podemos utilizar un ejemplo. Una tienda empieza el año con un inventario para el valorado en $2.200.000 y finaliza el año con un inventario de $2.600.000. Para este mismo período se calcula que el costo de venta del producto A durante el año fue de $25.300.000. Con esta información podemos calcular los días de inventario de esta manera:

Primero se calcula el valor promedio del inventario:

Valor promedio de inventario = ($2.200.000 + $2.600.000) / 2 = $2.400.000

Con este resultado, completamos la fórmula de los días de inventario:

Días de inventario = $2.400.000 / ($25.300.000 / 365 días) = 34,6 días

Esto quiere decir que en promedio cada unidad se tarda un mes y 3 días en rotar.

Definiendo puntos de reorden

La mejor estrategia para saber cuándo debemos reabastecernos de productos es entender la rotación del inventario - los días de inventario que definimos arriba - y el tiempo de entrega en días que toma entre hacer una orden y recibir la mercancía.

También es importante validar el número promedio de unidades que se venden de un producto en un período determinado (1 día, 1 semana, 1 mes), y cuál es el volumen de compra que implica un mejor precio nos ayudará a definir cuál debe ser el punto de reorden. Este nivel se calcula así:

Nivel mínimo de reorden = [promedio ventas diarias (unidades) x tiempo de entrega (días)] + stock de reserva (unidades)

El stock de reserva es la cantidad que se requeriría si, por ejemplo, los tiempos de entrega se extienden debido a desastres naturales o problemas en cadenas de suministro; o porque se prevé un alza en la demanda (ej. días especiales, ventas estacionales, Black Friday).

El nivel máximo de stock de un producto depende de distintos factores - reserva deseada, órdenes de pedido pendientes, precios por volumen, espacio en bodega, entre otros - pero conviene definirlo para asegurar que no se ordena más stock del necesario.

Órdenes de producción y productos terminados

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Las empresas que fabrican o crean productos a partir de materia prima y mercancías son más exitosas cuando tienen un proceso claro para a) controlar lo que deben producir, b) calcular sus costos de producción y c) organizar sus entregas.

Definiendo productos terminados (combos o kits) y su hoja de subproductos facilita el consumo de materias primas y se puede calcular lo que se debe ordenar a proveedores para reabastecer el stock.

¿Cómo lograr un proceso de fabricación óptimo?

  • Creando órdenes de producción para cada pedido de un cliente
  • Programando los ciclos de producción según demanda
  • Organizando el proceso de compra de materiales

Configurando productos terminados

Los productos que creas, fabricas o ensamblas en tu empresa por lo general están compuestos de: materias primas, otros productos y mercancías, mano de obra directa y costos de producción externos. Para poder controlar los inventarios de esos materiales y productos, una buena práctica es crear fichas de producto o listas de materiales (Bill of materials) que detallen las cantidades - en unidades, peso, longitud, área - que se consumen de cada uno para fabricar un producto terminado. Esto hará más preciso el cálculo del costo de ventas, agilizará la solicitud de materiales a bodega y pedidos a proveedores, mientras se asegura que el inventario esté actualizado.

Bodega y almancenes

Organizar producción con órdenes de trabajo

Si tienes claridad de las ventas diarias o mensuales, y dependiendo de tus tipos de productos, es importante definir un ciclo de producción constante. Por ejemplo, los restaurantes, panaderías y otros negocios de productos perecederos encuentran, a través de prueba y error, cuál es la cantidad de productos ideal para evitar desperdicio y asegurar tener disponible para la venta.

Las empresas industriales y de producción especializada, con ventas más irregulares, o de fabricación más compleja, pueden organizarse creando órdenes de producción a partir de los pedidos de los clientes. Una vez creada esta orden se puede planificar la producción según tiempos de entrega acordados, y verificar cantidades requeridas para ordenar a proveedores.

También se pueden asociar costos de producción externos, relacionados directamente con la orden de producción; de esta forma se calcula, con mayor exactitud, la ganancia bruta realizada por la venta de estos productos terminados.

En Abakus puedes crear productos terminados compuestos y manejar de forma sencilla tu producción, creando órdenes en minutos y organizando las entregas a tus clientes.

Valoración de inventario y costeo de productos

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Para muchas empresas comerciales e industriales, su inventario es prácticamente su activo más importante y el más estratégico para lograr crecimiento.

Por esta razón es importante que el valor del inventario sea el más cercano a la realidad, asegurando al máximo que las cantidades reales sean exactas. Adicionalmente, tener un sistema que realice un cálculo de costeo confiable, contribuirá a conocer tu ganancia bruta verdadera.

¿Cómo obtener el costo real de los productos?

  • Teniendo el inventario al día, con cantidades reales.
  • Asegurando que las compras incluyen el costo real de los ítems.
  • Creando productos terminados compuestos de materiales y costos externos.
  • Atribuyendo costos externos de producción a los productos y órdenes relacionados.

El costeo de los ítems de inventario

Cuando se trabaja con materiales y mercancías es importante calcular correctamente el costo de los ítems con el fin de tener valores reales de ganancia bruta, que nos permitan gestionar mejor nuestra empresa. Para los productos terminados, es crucial incluir en el cálculo todos los subproductos y materiales consumidos. También es importante asignar los costos externos de producción para que en los análisis y reportes se contemple el valor correcto de costos, y por ende, el de ganancia bruta.

Bodega y almancenes

Los métodos más comunes utilizados, en los sistemas de control de inventario, para determinar el costo de un ítem son el del costo promedio y el método PEPS (Primeras en entrar, primeras en salir). El primero se calcula haciendo un promedio ponderado de todas las entradas - compras, ensambles - del ítem para llegar a un costo promedio con el cual se calcula la ganancia o rentabilidad bruta por ítem. El segundo calcula el costo basado en el precio de compra de las unidades más antiguas que están actualmente en stock.

Valoración del inventario

La valoración de los materiales y mercancías en inventario se deriva del valor monetario equivalente de esos productos, el cual se calcula a partir de las compras que se realizan o de la fabricación y ensamble de productos terminados. Para ítems más complejos - inmuebles, automóviles - el valor real se determina a partir de otras variables más complejas, que se deben calcular en función del mercado, de avalúos o de depreciaciones.

Este indicador es importante para la mayoría de empresas dado que representa su activo corriente más importante, incluso como colateral para acceso a líneas de crédito. Por esta razón es importante que las cantidades en el sistema de información reflejen de forma muy cercana el estado actual del inventario.

Empieza a controlar tu inventario sin complejidad, hoy mismo

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