Control de inventario en tu PYME

Movimientos entre almacenes y bodegas

En Abakus puedes crear locales (bodegas / almacenes) que se adapten a la forma en que trabaja tu empresa y luego transferir unidades de inventario entre estos locales. Las transferencias son movimientos de productos a diferentes espacios de la misma empresa, y pueden reflejar operaciones o procesos que se realizan con mercancías, productos o equipos, como por ejemplo:

Es una buena práctica de negocio documentar estas transferencias, especificando las personas responsables y que confirmen su aceptación, para establecer trazabilidad y poder asegurar que los conteos físicos de inventario tengan en cuenta estos movimientos. En Abakus los usuarios pueden solicitar transferencias, y luego emitir un documento comprobante una vez esta haya sido entregada a su destino.

Conteo físico de stock real en cada bodega

Hacer un conteo físico en cada almacén o bodega, con cierta regularidad - mensual, semestral, anual - es un tiempo bien invertido desde cualquier punto de vista. Siempre va a existir al menos una mínima discrepancia entre a) los movimientos de mercancías y materiales en el mundo real y b) los movimientos registrados en nuestro sistema contable y de inventario. Estas discrepancias se pueden deber a errores en registros de entradas y salidas, daños en mercancía, desperdicios del proceso de producción, pérdidas, o en el peor de los casos, a hurto; por esta razón es importante contrastar lo que vemos en nuestro sistema de control de inventario con lo que en realidad tenemos.

Lo importante es que este proceso no sea un dolor de cabeza y que tampoco represente una inversión exagerada de tiempo por parte de tu equipo de trabajo. También es importante entender que “lo perfecto es enemigo de lo bueno” y que debemos definir cierto margen de error en el conteo; en otras palabras, establecer cuál nivel de discrepancia es aceptable, y cuál exige investigar las causas de dichas discrepancias.

Por ejemplo, si una de nuestras mercancías es un tornillo tipo A con un costo unitario de $0.3, y la diferencia entre el conteo (1,630 und.) y el sistema (1,650 und.) es de 20 tornillos, la discrepancia es tan pequeña que puede deberse a pérdida inadvertida o incluso a unidades defectuosas no reportadas. Si la diferencia fuera del orden de 100 o 150 unidades, el desperdicio ya no parece ser una explicación válida.

El conteo físico de stock tiene una serie de pasos claros que se deben seguir para evitar inconsistencias y errores. Esta es una lista básica del proceso para microempresas y PYMES:

Los ajustes al inventario en el sistema, que resultan de este conteo físico, tienen un impacto contable pues el costo de las unidades se asume como un costo de ventas en el periodo (mes) en el que se hace este ajuste. Por lo general se hace antes de finalizar el año fiscal, pero cada empresa debe validar con su asesoría contable la forma ideal de registrarlo contablemente.

En Abakus actualizar tu inventario con el conteo físico es tan sencillo como ingresar valores en un Excel® y luego cargarlo a tu cuenta en un clic. ¿Algún error? No hay problema, puedes hacer los cambios que necesites en el ajuste de inventario que se crea automáticamente.

Promedio de ventas y rotación del inventario

Gestionar las cantidades ideales de stock depende de un conocimiento claro del tipo de sector y el tipo de producto que se produce y se vende. Por ejemplo una tienda que vende mercancías perecederas al por menor, debe abastecerse con mayor frecuencia y poner atención a fechas de vencimiento y de obsolescencia de los productos; es decir son productos de alta rotación. Por el contrario, una empresa fabricante industrial puede tener materia prima y materiales** no perecederos, y de baja rotación, que pueden durar en inventario meses o años. Esto último puede ser un problema si se adquiere más stock que el necesario, con lo cual el capital de trabajo se utiliza ineficientemente.

Para entender la rotación de nuestros productos en días inventario, podemos utilizar un ejemplo. Una tienda empieza el año con un inventario para el valorado en $2.200.000 y finaliza el año con un inventario de $2.600.000. Para este mismo período se calcula que el costo de venta del producto A durante el año fue de $25.300.000. Con esta información podemos calcular los días de inventario de esta manera:

Primero se calcula el valor promedio del inventario:

Valor promedio de inventario = ($2.200.000 + $2.600.000) / 2 = $2.400.000

Con este resultado, completamos la fórmula de los días de inventario:

Días de inventario = $2.400.000 / ($25.300.000 / 365 días) = 34,6 días

Esto quiere decir que en promedio cada unidad se tarda un mes y 3 días en rotar.

Definiendo puntos de reorden

La mejor estrategia para saber cuándo debemos reabastecernos de productos es entender la rotación del inventario - los días de inventario que definimos arriba - y el tiempo de entrega en días que toma entre hacer una orden y recibir la mercancía.

También es importante validar el número promedio de unidades que se venden de un producto en un período determinado (1 día, 1 semana, 1 mes), y cuál es el volumen de compra que implica un mejor precio nos ayudará a definir cuál debe ser el punto de reorden. Este nivel se calcula así:

Nivel mínimo de reorden = [promedio ventas diarias (unidades) x tiempo de entrega (días)] + stock de reserva (unidades)

El stock de reserva es la cantidad que se requeriría si, por ejemplo, los tiempos de entrega se extienden debido a desastres naturales o problemas en cadenas de suministro; o porque se prevé un alza en la demanda (ej. días especiales, ventas estacionales, Black Friday).

El nivel máximo de stock de un producto depende de distintos factores - reserva deseada, órdenes de pedido pendientes, precios por volumen, espacio en bodega, entre otros - pero conviene definirlo para asegurar que no se ordena más stock del necesario.

Configurando productos terminados

Los productos que creas, fabricas o ensamblas en tu empresa por lo general están compuestos de: materias primas, otros productos y mercancías, mano de obra directa y costos de producción externos. Para poder controlar los inventarios de esos materiales y productos, una buena práctica es crear fichas de producto o listas de materiales (Bill of materials) que detallen las cantidades - en unidades, peso, longitud, área - que se consumen de cada uno para fabricar un producto terminado. Esto hará más preciso el cálculo del costo de ventas, agilizará la solicitud de materiales a bodega y pedidos a proveedores, mientras se asegura que el inventario esté actualizado.

Organizar producción con órdenes de trabajo

Si tienes claridad de las ventas diarias o mensuales, y dependiendo de tus tipos de productos, es importante definir un ciclo de producción constante. Por ejemplo, los restaurantes, panaderías y otros negocios de productos perecederos encuentran, a través de prueba y error, cuál es la cantidad de productos ideal para evitar desperdicio y asegurar tener disponible para la venta.

Las empresas industriales y de producción especializada, con ventas más irregulares, o de fabricación más compleja, pueden organizarse creando órdenes de producción a partir de los pedidos de los clientes. Una vez creada esta orden se puede planificar la producción según tiempos de entrega acordados, y verificar cantidades requeridas para ordenar a proveedores.

También se pueden asociar costos de producción externos, relacionados directamente con la orden de producción; de esta forma se calcula, con mayor exactitud, la ganancia bruta realizada por la venta de estos productos terminados.

En Abakus puedes crear productos terminados compuestos y manejar de forma sencilla tu producción, creando órdenes en minutos y organizando las entregas a tus clientes.

El costeo de los ítems de inventario

Cuando se trabaja con materiales y mercancías es importante calcular correctamente el costo de los ítems con el fin de tener valores reales de ganancia bruta, que nos permitan gestionar mejor nuestra empresa. Para los productos terminados, es crucial incluir en el cálculo todos los subproductos y materiales consumidos. También es importante asignar los costos externos de producción para que en los análisis y reportes se contemple el valor correcto de costos, y por ende, el de ganancia bruta.

Los métodos más comunes utilizados, en los sistemas de control de inventario, para determinar el costo de un ítem son el del costo promedio y el método PEPS (Primeras en entrar, primeras en salir). El primero se calcula haciendo un promedio ponderado de todas las entradas - compras, ensambles - del ítem para llegar a un costo promedio con el cual se calcula la ganancia o rentabilidad bruta por ítem. El segundo calcula el costo basado en el precio de compra de las unidades más antiguas que están actualmente en stock.

Valoración del inventario

La valoración de los materiales y mercancías en inventario se deriva del valor monetario equivalente de esos productos, el cual se calcula a partir de las compras que se realizan o de la fabricación y ensamble de productos terminados. Para ítems más complejos - inmuebles, automóviles - el valor real se determina a partir de otras variables más complejas, que se deben calcular en función del mercado, de avalúos o de depreciaciones.

Este indicador es importante para la mayoría de empresas dado que representa su activo corriente más importante, incluso como colateral para acceso a líneas de crédito. Por esta razón es importante que las cantidades en el sistema de información reflejen de forma muy cercana el estado actual del inventario.