Cuentas claras y al día en tu empresa es tanto una necesidad como una vocación

Seamos francos: ser dueño de una empresa es un trabajo duro. Es más satisfactorio que tener un empleo estable para quienes escogimos esa opción, pero también es más difícil en múltiples formas. Usualmente requiere más energía física, mental y emocional, porque la supervivencia y el éxito del negocio definen en cierta medida quienes somos - para los demás y especialmente para nosotros mismos.

Entonces dado el nivel de compromiso que sentimos hacia nuestra propia empresa y que el éxito no viene precisamente a golpear nuestra puerta sino que requiere mucho trabajo, mi argumento es que una emprendedora o emprendedor no se puede dar el lujo de dejar dinero en la mesa y por lo tanto, está en la obligación de asegurarse que su empresa sea tan rentable como puede ser. Esto es super importante por qué generar ganancias es la única forma en que una empresa puede crear riqueza para sus accionistas.

Para entender por qué esto es tan importante, revisemos un error común: obsesionarse y sólo prestarle atención a los ingresos.

Felipe y el problema de no tener certeza financiera

Felipe es un emprendedor que trabaja duro, comenzó su empresa de ceros y la ha estado creciendo con éxito. Sus ingresos y clientes han aumentado considerablemente y mantener ese crecimiento es dónde Felipe enfoca la mayoría de su tiempo y casi la totalidad de su energía. Y aunque el crecimiento de una empresa suele tener un impacto negativo sobre el flujo de caja (algo que no es muy intuitivo), Felipe ha podido operar sin necesidad de más deuda o capital.

El problema es que Felipe no le ha puesto mucha atención a la ganancia y tener suficiente efectivo para cubrir la nómina y pagar los gastos le da la sensación -potencialmente equivocada- de que la empresa va bien, a pesar de que no tiene cifras confiables de ganancia que le permitan corroborarlo.

Quizás la empresa de Felipe es rentable y él simplemente no ha tenido el tiempo de calcular su ganancia. Aunque probablemente no sea tan rentable como podría ser, dado que no se pueden eliminar gastos potencialmente innecesarios que no han sido contabilizados correctamente.

Pero quizás la rentabilidad es baja y es a los demás actores en su negocio a los que les está yendo bien en lugar de a él. ¿Por qué? Porque Felipe debe tener presente que si su empresa no es realmente rentable, él está trabajando primordialmente para el beneficio de sus clientes, proveedores y empleados.

Si no vendes, no vas a tener empresa por mucho tiempo. Y si no manejas bien tu flujo de caja, tu empresa puede tener una muerte súbita a pesar de las ventas. Pero pienso que el peor escenario es cuando el dinero que entra es suficiente para seguir operando, pero no hay evidencia clara de que la empresa sea rentable.

La pregunta clave para no caer en esta trampa es, ¿cómo puedo medir en forma confiable la ganancia (o perdida) que mi empresa tuvo durante cualquier periodo? Y la respuesta es curiosamente simple: controlando su efectivo.

El problema es que puedes obtener beneficios muy claros de usar un software como el nuestro sin necesidad de controlar tu efectivo. Puedes, por ejemplo, crear y enviar facturas, monitorear tus cuentas por cobrar y generar estados de cuentas, administrar listas de precios, ver tu historial de transacciones con cada cliente, ingresar tus compras y gastos y gestionar tus cuentas por pagar. Pero si no haces la tarea con tu efectivo - asegurándose que lo que tiene en el sistema concuerda con la realidad - nunca vas a tener cifras de ganancias (o pérdidas) confiables

Si estás de acuerdo con mi premisa de que el factor clave de éxito en la gestión financiera de tu empresa es controlar su efectivo, la pregunta que sigue es: ¿cómo podrías hacerlo sin enredarte la vida con minucias? En otras palabras, ¿cuál es la forma más sencilla y efectiva de introducir un proceso de control de efectivo que sea sensato y que tenga un propósito "superior"?

Naturalmente, creemos que la correcta implementación de nuestro software en tu empresa es una sólida respuesta a esa pregunta por qué el enfoque de nuestro producto es gestión (no contabilidad) y nuestra misión es ayudarle a nuestros clientes a que mantengan el dedo en el pulso financiero de sus empresas con cuentas claras y al día.

Si tu sientes relación con el predicamento de Felipe de estar muy ocupado pero no seguro de qué tan bien (o no) le está yendo a tu empresa, mi invitación es a que reemplaces el estrés de no saber por la satisfacción de estar "en la jugada" financiera.

Pero para serte honesto, se que mi invitación no va a tener una buena recepción a menos que no saber sea algo que te incomoda seriamente. Felipe no está seguro que su empresa sea rentable pero quizás continúe operando y posponiendo indefinidamente el trabajo poner sus cuentas en orden.

Laura y el imperativo de tener cuentas claras y al día

Laura, por otro lado, no seguirá arando sin entender qué está pasando y qué espera obtener de su esfuerzo. Ella no es Scrooge pero quiere una proporción justa del valor económico creado por su empresa. Y siempre ha tenido la saludable sensación de que si no tiene cuidado, los bancos y otros proveedores de financiamiento le succionaran la vida a su empresa.

Laura también considera que es su trabajo, no el de su contador, mantener cuantas claras y al día en su empresa para saber si está en la trayectoria correcta. Ella tiene un contador para asegurarse que la empresa cumpla con todas sus obligaciones fiscales, pero sabe que la información requerida para la administración diaria de la empresa no va a venir de él o ella.

Laura no está tratando de hacerle outsourcing al control financiero de su empresa ni tratando de evitar el ingrato trabajo de implementar buenos procesos y sistemas. Ella está convencida que finanzas y operaciones solidas son los cimientos de una empresa exitosa, no algo para evitar o delegar desinteresadamente. En otras palabras, tiene claro que el desorden financiero y operativo en una empresa prácticamente garantiza su fracaso.

La posición de Laura y todo el contenido de este artículo puede resumirse en una sola frase: los ingresos son vanidad, la ganancia es sanidad y el flujo de caja es el rey.

¿Puedes relacionarte con Laura? ¿Sientes la urgente necesidad de que tu empresa sea lo más rentable posible? ¿Estás insatisfecho con las herramientas que tienes ahora para asegurarse que así sea? De ser así, es muy probable que nuestro software sea una buena solución para ti y tu empresa.