Gestión de negocio

Transcripción del videoHola soy Federico y les voy a hacer una breve demostración de cómo evaluar y mejorar su desempeño con la ayuda de myAbakus. En este video vamos a hacer una revisión de los principios y conceptos contables que son importantes para cualquier negocio y cómo éstos operan dentro de myAbakus.

Nos encontramos en la compañía de demostración que hemos venido usando para esta serie de videos. Como ustedes deben recordar, ya tenemos registrada tanto una compra como una venta, así que pasemos a revisar los reportes de una vez. Comencemos por el de “ingresos”.

Aquí puedo ver que el total ingresos del mes es 1250 por concepto de 15 unidades que vendí y la correspondiente distribución por productos. Si hago clic en “mostrar todo”, puedo ver las transacciones correspondientes, y si hago clic en “ver por clientes”, puedo ver que todas mis ventas fueron a un solo cliente: El Coyote. Por ahora mantengamos presente el total, 1250, y vayamos a “ingresos” para comparar.

Como podemos ver [1450 - 1250 (rep) = 200] el total ingresos aquí es 1450. La diferencia de 200 se debe al IVA, pues recuerden que aunque mi precio de venta y factura lo incluyen, lo que recaudo por concepto de IVA no son ingresos míos sino del estado. No obstante, esto también debe quedar reflejado en los reportes. Vayamos al de impuestos para ver cómo.

Hacemos click en “mostrar todo” y por ahora enfoquémonos sólo en las cifras en negro: 160 y 40 suman los 200 [160 + 40 = 200] de diferencia entre el total en ingresos y el total en el reporte de ingresos.

Ahora hagamos rápidamente el mismo ejercicio para gastos. Vamos al reporte de “gastos” y ahí tenemos un total de 2250, vamos a “gastos” y aquí el total es 2,610. [2610 - 2250 (rep) = 360] La diferencia de 360 también es por concepto de IVA, pero en este caso no es IVA que yo recaudé y debo pagar, sino IVA que yo pague y mi proveedor recaudó. Volvamos al reporte de “impuestos”.

Hacemos click en “mostrar todo” y ahora nos enfocamos en las cifras en rojo: 72 y 288 suman los 360 [288 + 72 = 360] de diferencia entre el total en gastos y el total en el reporte de gastos. Ahora que tenemos claro que las cifras positivas y en negro corresponden a IVA sobre nuestras ventas y las negativas y en rojo a IVA sobre nuestras compras, podemos entender como el -160 de IVA neto simplemente nos indica que tenemos un saldo a favor con el estado.

Pero en la medida que vayamos vendiendo las mercancías que tenemos en inventario a mayor precio del que las compramos, es casi seguro que el IVA neto terminará siendo positivo y tengamos que pagarle dicho monto al estado por el periodo que ordene la ley.

Ahora tengamos presentes los totales en los reportes de ingresos y gastos [Ingresos = 1250 y Gastos = 2250] y pasemos al reporte de “ganancia”. Los 1250 de ingresos o ventas aquí son los mismos del reporte de ingresos. Pero los 750 del costo de ventas son 1500 menos [2250 - 750 (rep) = 1500] que el total en el reporte de gastos.

Esta gran diferencia tiene una explicación muy simple y es que en mi reporte de ganancia van sólo las compras correspondientes a los productos que vendí. De echo, esta parte de las compras es lo que se conoce como costo de ventas, y la otra parte-o diferencia-es lo que queda en inventario. [Compras = Costo de Ventas + Inventario].

Vayamos al reporte de “inventario” para comprobarlo. Aquí podemos ver como efectivamente el valor de mi inventario es dicha diferencia: 1500.

Antes de completar la revisión del reporte de ganancia, ingresemos rápidamente un gasto. Vamos a “gasto nuevo”, en proveedor ingresamos “Silvestre Felino”, en productos/servicios “Arriendo” y en la forma para crear la nueva cuenta seleccionamos “esto es un servicio que sólo compro” e ingresamos “250” en precio, que es lo que pago mensualmente y “guardamos”. Ahora vamos a pagos y seleccionamos efectivo como la forma de pago y “guardamos” la transacción.

Ahora si volvamos al reporte de “ganancia” y veámoslo con mayor detenimiento. Los 1250 de ingresos menos los 750 del costo de ventas nos dejaron una ganancia bruta de 500. Los 500 equivalen a un 40% de mis ingresos, lo cual también se conoce como margen bruto. Si hacemos click en “ver ganancia bruta por productos/servicios”, podemos ver la correspondiente distribución. En este caso, que 400 fue lo que gané vendiendo dinamita y 100 vendiendo alpiste. Si hago clic en “mostrar todo” también puedo ver las transacciones correspondientes.

Volvamos al “reporte completo de ganancia”. Mi ganancia bruta de 500 fue suficiente para cubrir gastos por 250 y dejarme una ganancia neta de 250. Los 250 equivalen a un 20% de mis ingresos, lo cual también se conoce como margen neto. Hagamos clic en “mostrar todo” para ver rápidamente el detalle de los subtotales en el reporte.

Ahora volvamos a “ingresos” un segundo y enfoquémonos en cómo los 1450 de ingresos se dividen en 800 que nos pagaron y 650 que nos están debiendo [1450 = 800 + 650]. Veamos cómo y dónde queda reflejado esto en los reportes. Vamos al reporte de “por cobrar” y ahí encontramos los 650 que El Coyote nos debe. Vamos al reporte de “flujo de caja”, hacemos click en “mostrar todo”, hacemos caso omiso de los valores negativos y en rojo por ahora, y ahí encontramos los 800 que El Coyote nos pago.

Ahora repitamos el ejercicio para gastos. Vamos a “gastos” y vemos cómo los 2860 se dividen en 1650 que pagamos y 1210 que debemos [2860 = 1650 + 1210]. Vamos al reporte de “por pagar” y ahí encontramos los 1210 que le debemos a Warner Bros. Vamos al reporte de “flujo de caja”, hacemos clic en “mostrar todo”, y ahí encontramos, como valores negativos y en rojo, los 1400 que le pagamos a Warner Bros y los 250 que le pagamos a Silvestre Felino, para un total de 1650. [1400+ 250 = 1650]

Ya teniendo claro que en el reporte de flujo de caja las entradas son los valores positivos y en negro, y las salidas los negativos y en rojo, podemos entender por qué nuestro flujo de caja neto es negativo [800 - 1400 - 250 = -850]. Pero qué podemos concluir de todo esto?

Volvamos al reporte ganancia. A diferencia de mi flujo de caja neto, mi ganancia neta es positiva [1250 - 750 -250 = 250] y nos demuestra que el negocio es rentable. Es decir, que nuestros ingresos son suficientes para cubrir los costos de las mercancías que vendimos, los gastos de operación y dejarnos una ganancia. Aunque esto no nos soluciona el problema de flujo de caja, es de vital importancia asegurarse que así sea. Pues un negocio que da perdida tarde o temprano termina en la quiebra. Y de un negocio que no deja ganancia, sólo se benefician los clientes, proveedores y empleados, lo cual es muy cuestionable dado el esfuerzo, riesgo y sacrificio que tiene que poner el dueño.

Volvamos a nuestro problema de “flujo de caja” que es visible en el “detalle” del reporte y básicamente consiste en que lo que hemos pagado de las 45 unidades que compramos es más que lo que hemos recaudado de las 15 unidades que vendimos. No olviden que eso nos dejó con un inventario de 30 unidades y que esperamos obtener una ganancia al momento de venderlas. Pero tener todo esto claro tampoco nos soluciona el problema de flujo de caja.

Para ver y entender cómo se solucionó cambiemos el periodo en el rango de tiempo a “todo”, que es el equivalente de ver cual es nuestro saldo de efectivo a la fecha. Nuestro flujo de caja neto paso de -850 a 650 y la explicación salta a la vista: los 1500 de saldo inicial de efectivo que registramos el mes pasado. [1500 - 1400 + 800 - 250 = 650] En otras palabras, es gracias a esos 1500 que teníamos, que este mes hemos podido realizar pagos por un monto mayor de lo que hemos recaudado.

Lo importante de todo esto es entender que un negocio que es estructuralmente viable, es decir, que deja una ganancia, puede tener un flujo de caja negativo. Pero sin olvidar que si no se financia y maneja adecuadamente, esto puede llevar fácilmente el negocio a la quiebra, inclusive a pesar de ser rentable.

Para resumir recordemos algo que tal vez ya les había comentado: que los ingresos son vanidad, la ganancia es tranquilidad y el flujo de caja es el rey. Esta claro que mi supervivencia comienza con los ingresos. Por lo tanto, mantener y aumentar mis ventas debe ser una prioridad. Pero las ventas no nos caen del cielo sino suelen ser el resultado de un esfuerzo considerable, así que vender sin saber si me esta quedando una retribución adecuada por ese esfuerzo, puede resultar en que sólo este trabajando para los demás-mis clientes, proveedores y empleados- aunque crea que estoy trabajando para mi mismo.

Y dado que-cómo vimos-cualquier negocio demanda un manejo cuidadoso y constante de flujo de caja para poder sobrevivir, se puede decir que dicho esfuerzo sólo se justifica cuando tengo la certeza de que lo que estoy manteniendo a flote es un negocio rentable que eventualmente me va a retribuir adecuadamente por todo lo que pongo en él y no uno que lo único que me va a dejar es exhausto.

Espero que esto haya sido útil y claro, y les agradezco mucho su atención y el interés en myAbakus.