Cuentas por cobrar

Transcripción del videoHola soy Santiago y en este video, titulado “Use myAbakus para la administración de cuentas por cobrar”, voy a hacer una breve demostración de cómo usar myAbakus para asegurarnos de que nuestros clientes están pagando cómo y cuándo deben.

Para hacerlo voy a usar la compañía de demostración con la que hemos venido trabajando los demás videos. Te recomiendo que veas los videos en el orden en que están listados en el Tour, para que no te pierdas de toda la funcionalidad de myAbakus.

Primero vamos a la lista de Ingresos, en Transacciones. Podemos filtrar esta lista, seleccionando la opción “Pendiente de pago”, en el filtro Estatus del panel Ver por. Así podemos ver todas las facturas que nos deben.

Si tenemos un pago de una factura por ingresar al sistema, podemos hacerlo de la siguiente manera. Editamos la transacción A-323 y vamos a la pestaña “Pagar”. Si la factura fue pagada por completo al momento de la entrega de los productos o servicios, entonces seleccionamos la cuenta a la cual ingresa el pago y automáticamente se carga el valor total en el monto, y asume la fecha como igual a la de la factura. En el campo de referencia podemos poner, por ejemplo, el número del cheque o recibo de pago, entonces digamos que es el cheque 3245.

Si tenemos un cliente que paga a crédito, podemos indicar los términos de pago ajustando la fecha en que esperamos el pago, por ejemplo, dentro de 30 días. Si la fecha de pago está en el futuro, myAbakus resalta la fecha en amarillo y desmarca la casilla de pago, además, como podemos ver, no calcula este valor en el Total. Guardamos, y en la lista de transacciones vemos cómo, para la transacción A-323, el pago está pendiente y en color amarillo, a diferencia de la transacción A-322 que está vencida y en color rojo, porque la fecha en que se esperaba el pago ya ha pasado.

Cuando estamos en la lista de ingresos podemos ver, por ejemplo, que Willie Coyote nos debe varias facturas. Si queremos ver más detalles sobre este cliente en particular, hacemos clic sobre su nombre en cualquiera de las facturas, y así podemos ver su información básica, como cuantas transacciones tiene, cuando fue la última, y cuál es el saldo que nos adeuda. En el panel de Acciones a la derecha podemos ver diferentes tareas que podemos realizar con este cliente, como ver reportes o agregar transacciones. Hagamos clic en “Registrar un pago”.

Vemos todas las facturas de este cliente que tienen saldo. Digamos que tenemos un cheque del cliente por 600 que se debe aplicar a varias facturas. Ingresamos 600 en el campo de Monto y vemos que automáticamente se cancelan facturas en orden de antigüedad hasta que se complete el valor del monto. Si el cheque paga específicamente algunas facturas, podemos modificar cómo se aplica el monto. Por ejemplo, asignando 400 a una y 200 a otra. Guardamos y regresamos al módulo de clientes.

Quizás al ver que el cliente nos debe varias facturas quisiéramos enviarle un Estado de cuenta para recordarle las cuentas pendientes y para indicarle cómo hemos aplicado sus pagos. Podemos acceder a este haciendo clic en el valor de Saldo. Aquí se pueden observar todas las facturas abiertas actualmente y los pagos relacionados a estas. Podemos ver, por ejemplo, el pago de 600 que acabamos de realizar. Vemos que podemos imprimir el Estado de cuenta, para enviarlo por correo o fax, o podemos enviarlo directamente por e-mail.

Si lo que queremos en algún momento es poder ver lo que nos deben todos nuestros clientes con facturas abiertas entonces la mejor forma es a través del reporte Por Cobrar. Vamos a Reportes, y elegimos Por Cobrar. Este reporte nos muestra la cantidad de facturas pendientes, los días desde la creación de cada factura y el saldo total por cliente. Podemos ver el detalle de las cuentas por cobrar para cada cliente haciendo clic sobre su nombre. Desde este punto también podemos acceder al Estado de cuenta, haciendo clic en el Monto total de cada cliente.

Por último, quiero mostrarles cómo programar alertas sobre cobros y pagos pendientes. Vamos a Administrar, y seleccionamos Usuarios. Hacemos clic en nuestro nombre y después en “Alertas por email”. Primero seleccionemos nuestra zona horaria, por ejemplo, America/New York. Vemos que tenemos varias opciones para recibir alertas de cobros y pagos pendientes. Podemos seleccionar una o varias de estas opciones, según nos convenga.

Eso es todo por hoy, espero que esta demostración haya sido clara y que les sirva para optimizar la administración de cuentas por cobrar usando myAbakus. De nuevo, muchas gracias por usar myAbakus y ¡hasta pronto!